TIPOS DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
CONTABLES:
Los documentos contables son
comprobantes escritos que dejan constancia de las en la actividad
mercantil realizadas, estos son de uso importante ya que ayudan al control de
la empresa.
Cheque:
Es un documento contable de valor en que la persona encargada de este puede permitir y dar la orden para que otro retire determinada suma de dinero.
Letra de cambio:
Es un documento en que la persona
física o jurídica, en este caso el librador (es la persona que emite la letra),
manda a otra librado (es la persona que paga la letra de cambio), que pague la
cuente a favor de un tercero tenedor (entidad a quien se ha de efectuar en
pago) este es el que cobra en nombre del librador, en una fecha determinada.
Pagare:
Documento
que extiende y entrega una persona a otra mediante el cual contrae la
obligación de pagarle una cantidad de dinero en la fecha que figura en él.
Factura Cambiaría:
Es un título de crédito
que incorpora la obligación de pagar una suma cierta de dinero dentro de un
plazo determinado; a la vez que describe las mercaderías que se han vendido
como objeto del contrato que le da nacimiento al título.
C.D.T:
Un CDT es la
abreviación del instrumento financiero bancario Certificado de Depósito a Término, el cual es un título emitido por un
banco a un cliente que ha hecho un depósito de
dinero con el propósito de
constituir el CDT.
Bonos:
los bonos
son instrumentos financieros de deuda utilizados tanto por entidades privadas
como por entidades de gobierno. El bono es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable.
Pueden ser emitidos por una institución pública (un Estado, un
gobierno regional o un municipio) o por una institución privada (empresa industrial,
comercial o de servicios). También pueden ser emitidos por una institución
supranacional (Banco Europeo de Inversiones, Corporación Andina de Fomento y etc.
DOCUMENTOS
NO CONTABLE:
Cotización:
Es un documento donde las
empresas lo utilizan para aportar recursos económicos al sistema se
seguridad social.
Pedido:
Es el documento escrito por
el cual el comerciante y el consumidor manifiestan estar de acuerdo con
el producto y el precio de la venta.
Remisión:
Es un documento que describe
la relación de los materiales o servicios que se van a entregar o efectuar.
DOCUMENTOS
SOPORTE:
Recibo de caja:
Es un soporte de prueba de
todos los ingresos en efectivo recaudados por la empresa, Donde recibo original
se le entrega al cliente y las otras copias se archivan y se anexa.
Comprobante de egreso:
Es el servicio que da como
constancia de los desembolso o pagos realizados por la empresa,
en los cuales se deben realizar por medio de un cheque.
Nota de contabilidad:
Se elabora
para realizar en forma resumida el registro manual de
las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de
acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo
comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea
semanal, quincenal o semanal.
Nota débito
Es un
comprobante que una empresa elabora y envía al cliente en la cual se le
notifica haber cargado en su cuenta un determinado valor, Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés
por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
Nota
crédito:
Es un
comprobante que la empresa envía a sus clientes con el fin de informar la
acreditación en su cuneta con un determinado valor, cuando se hace
una nota de crédito pueden ser por: vería
de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación.
Nota
conciliación bancaria:
Es un
proceso mediante el cual se da la conciliación de valores que la empresa
tiene que registrar, de una cuenta de ahorros o corrientes con los
valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Para registrar
cada movimiento bancaria como son los giros de cheques, consignaciones, nota
débito etc. Deben de estar en un libro auxiliar de bancos.
Consignaciones
bancarias:
Es un
comprobante en la cual se realizar en los bancos y los suministra a sus
clientes para que lo indulgencia al consignar
Cada
entidad bancaria tiene su propio formato pero son las mismas y de igual
importancia que son:
1. Fecha
2. Nombre y número bajos las
cuales figuran la cuenta
3. Cantidad consignación,
tanto en efectivo como en cheque
4. Firma del tesorero
DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES:
Carta:
Es una comunicación escrita
que se desarrolla dentro de las organizaciones y las personas naturales.
Memorandos:
Es una comunicación escrita
en la cual se encarga de manejar la parte interna de una empresa donde se
utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas que deben de tener
en cuenta en la empresa.
Circulares:
Es un documento que se
utiliza para comunicar diferentes
tipos de noticias, información o eventos, que sea de gran beneficio para la
empresa.
Actas:
Es un documento que
determina una evidencia escrita en la cual se realiza en el
momento de una reunión y los acuerdos alcanzados.
Informes:
Es útil para la realización de investigación, trabajos y estudios,
para poder así obtener una información adecuada que permitan una transformación en una empresa.
Certificados y constancia:
por medio de este documento nos da como prueba o evidencia de
constatar un determinado hecho.
Hoja de vida corporativa:
Es un documento en la cual
afirma los datos personales de una persona y su desempeño tanto académico como
laboral.
Sobres comerciales:
Es una cubierta que nos
permite guardar y reservar documentos o comunicaciones escritas.
Mensajes electrónicos:
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar o
recibir mensajes de manera ripiada.
Tarjetas protocolarias:
Estas forman parte de la
comunicación organizacional escrita para el manejo de las relaciones públicas y
de negocio.
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